Liste de vérification et instructions pour les organisateurs de sessions

VERSION ANGLAISe

Ci-dessous se trouvent les étapes qui doivent être complétées pour votre session dans le système en ligne Confex. Ces étapes doivent être complétées au plus tard le 25 mai 2018.

Liste de vérification de la finalisation d’une session

Ajoutez des présentations, si applicable

Ajouter des panelistes, si applicable

Organiser une session


Liste de vérification de la finalisation d’une session

  1. Le titre de la session doit avoir une majuscule pour la première lettre de chaque mot (« title case » en anglais). Merci de vérifier que les noms scientifiques sont en italique.
    • Par exemple : Bed Bugs, Cimex lectularious, in Sensitive Areas: Research and Mitigation Techniques
  2. Contactez chaque présentateur et/ou paneliste afin de vous assurer qu’ils participeront à votre session. Alors que les présentateurs sont limités à une présentation orale et une par affiche durant la réunion, présenter dans une réunion organisée, un atelier, un atelier-midi ou une session de présentations de 3 minutes ne compte pas comme une présentation orale.
  3. Obtenez l’information suivant pour chaque présentateur, si applicable :
    • Titre de la présentation
    • Information sur l’auteur (pour tous les auteurs contribuant) incluant le nom, l’adresse courriel, l’affiliation et la ville, état (É.-U.) ou ville, pays (international)
    • Résumé (fortement recommandé, mais pas obligatoire)
    • Information sur les espèces d’arthropodes, si applicable
  4. Téléversez toutes les présentations, si applicable, à votre session en utilisant le lien sur le panneau de contrôle de gauche pour naviguer (instructions ci-dessous)
     
  5. En utilisant le lien « Évènements autres que les présentations » dans le panneau de contrôle de gauche, ajoutez toute « remarque d’introduction », « remarque de conclusion », « pause », « session d’affiches », « panel de discussion », etc. Entrez la durée appropriée pour chaque évènement autre que des présentations (instructions ci-dessous).
     
  6. Organisez les présentations et les autres évènements dans l’ordre approprié (instructions ci-dessous).
     
  7. Pour les réunions organisées – si vous acceptez les présentations orales et/ou par affiche soumises, assurez-vous de laisser du temps dans votre programme pour les soumissions que vous recevrez début juin. Vous recevrez des instructions additionnelles pour l’acceptation des oraux et/ou affiches à ce moment.

Ajoutez des présentations, si applicable

Toutes les présentations doivent être ajoutées et confirmées dans Confex. Cela inclut :

  1. Titre de la présentation
    • Merci de ne mettre que la première lettre du premier mot en majuscule (« sentence case » en anglais). Les noms propres doivent également avoir une majuscule.
    • Par exemple : Monitoring the corn earworm (Helicoverpa zea) in Bt corn crops
  2. Désignation comme présentation orale ou affiche
     
  3. Information sur les espèces d’arthropodes, si applicable
     
  4. Information sur l’auteur pour chaque auteur qui contribue
    • Nom
    • Adresse courriel
    • Affiliation
    • Ville, état (É.-U.) ou ville, pays (international)
  5. Résumé (fortement recommandé, mais pas obligatoire)
    • Les résumés doivent être en anglais.
    • Les résumés doivent avoir un maximum de 250 mots.
    • Ne pas inclure le titre, les auteurs ou les adresses dans le texte du résumé.
    • Utilisez les noms scientifiques pour les espèces et les groupes taxonomiques.

Afin d’ajouter une nouvelle présentation, sélectionnez « Ajouter » sous Présentations dans le panneau de contrôle de gauche. Pour retirer une présentation, cliquer sur le titre de la présentation et sélectionnez « Retirer » dans le panneau de contrôle de gauche sous Options.

Veuillez noter que vous pouvez mettre à jour/modifier les informations des présentations en tout temps entre maintenant et la date limite spécifiée. Cliquez simplement sur le titre de la présentation et utilisez les liens sous « 4 étapes pour soumettre une présentation » afin de naviguer dans la soumission.


Ajouter des panelistes, si applicable

Si votre session ne contient pas de présentations spécifiques, mais que vous avez plusieurs personnes impliquées dans la session, vous pouvez les ajouter comme panelistes afin que les participants sachent qui y participera.

Pour ajouter un paneliste :

  1. Connectez-vous à votre session.
  2. Sélectionnez « Organisateurs » sous « 3 étapes pour soumettre » en haut du panneau de contrôle de gauche.
  3. Cliquez sur « Ajouter une nouvelle personne ».
  4. Sélectionnez « Paneliste » et cherchez le nom de la personne dans la base de données. Il est recommandé de chercher à l’aide d’un seul champ à la fois. Si la personne n’est pas dans la base de données, merci d’entrer le plus d’information possible la concernant.
  5. Répétez pour tout paneliste additionnel.

Organiser une session

Toutes les présentations et les évènements autres que les présentations doivent être organisés dans l’ordre dans lequel ils se tiendront. Pour réorganiser l’ordre des évènements, entrez simplement l’ordre désiré dans le champ « Ordre au sein du groupe » et sélectionnez « Mettre à jour ».

Si votre session inclut des présentations par affiche, assurez-vous de grouper toutes les affiches ensemble dans l’horaire du symposium. Veuillez sélectionner la case « Pas de durée » pour les présentations par affiche, puis sélectionnez « Mettre à jour ».

Pour ajouter une remarque d’introduction ou de conclusion, des pauses, des sessions d’affiche, des discussions, etc., utilisez le lien « Évènements autres que les présentations » dans le panneau de contrôle de gauche. Une fois que vos évènements auront été ajoutés, entrez la durée appropriée pour chacun de ces évènements.

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