Liste de vérification et instructions pour les organisateurs de symposiums et ateliers

VERSION ANGLAISe

Les étapes à compléter pour votre symposium dans le système en ligne Confex se trouvent ci-dessous. Ces étapes doivent être complétées avant la date suivante :

Symposiums du programme : 9 avril 2018
Symposiums des sections et des membres et ateliers : 25 mai 2018

Liste de vérification de la finalisation des symposiums

Ajouter des présentations

Organiser les présentations

Demander des Fonds d’amélioration du programme (PEF)


Liste de vérification de la finalisation des symposiums

  1. Le titre du symposium doit avoir une majuscule pour chaque première lettre des mots principaux (« title case » en anglais)
    • Par exemple: Bed Bugs, Cimex lectularious, in Sensitive Areas: Research and Mitigation Techniques
  2. Contactez chaque présentateur pour vous assurer qu’ils participeront à votre symposium. Les présentateurs sont limités à une présentation orale et une présentation par affiche. Merci de confirmer qu’ils ne sont pas déjà engagés pour un autre symposium.
     
  3. Obtenez les informations suivantes pour chaque présentateur : 
    • Titre de la présentation
    • Information sur l’auteur (pour tous les auteurs qui contribuent) incluant le nom, l’adresse courriel, l’affiliation, la ville et l’état (É.-U.) ou la ville et le pays (international)
    • Résumé (fortement recommandé, mais pas obligatoire)
    • Information sur les espèces d’arthropodes, si applicable
  4. Téléversez toutes les présentations de votre symposium en utilisant les liens sur le panneau de contrôle de gauche pour naviguer (voir les instructions ci-dessous).
     
  5. Ajoutez toute « remarque d’introduction », « remarque de conclusion », « pauses », « session d’affiche », « panel de discussion », etc. à l’aide du lien « Évènements autres que les présentations » sur le panneau de contrôle de gauche. Entrez la durée appropriée pour chaque évènement autre qu’une présentation (voir les instructions ci-dessous).
     
  6. Placez les présentations et les autres évènements dans l’ordre approprié (voir les instructions ci-dessous).
     
  7. Si vous acceptez des présentations et/ou affiches soumises, assurez-vous de garder du temps dans le programme pour les soumissions que vous recevrez au début juin. Vous recevrez des instructions additionnelles pour l’acceptation de présentations orales et/ou d’affiches au même moment.
     
  8. Le format suggéré pour votre symposium est le suivant :
    • Remarque d’introduction (ajoutée via « évènements autres que les présentations »)
    • Présentations de 15 minutes et conférences de 30 minutes
    • Pause de 15 minutes (au milieu du symposium)
    • Discussion/panel de discussion, si désirés
    • Session d’affiches, si désirée
    • Remarque de conclusion
  9. Les symposiums de deux heures ne devraient pas contenir plus de huit (5) présentations de 15 minutes. Les symposiums de trois heures ne devraient pas contenir plus de onze (11) présentations de 15 minutes, permettant une pause de 15 minutes. Les symposiums de quatre heures ne devraient pas contenir plus de quinze (15) présentations de 15 minutes, permettant une pause de 15 minutes.
     
  10. Entrez toute demande pour les fonds d’amélioration du programme (PEF) pour les présentateurs (voir les instructions ci-dessous).

Ajouter des présentations

Toutes les présentations devraient être ajoutées et confirmées dans Confex. Cela inclut :

  1. Titre de la presentation
    • Merci de ne mettre en majuscule que la première lettre du premier mot dans le titre (“sentence case” en anglais). Les noms propres devraient également avoir une majuscule.
    • Par exemple : Monitoring the corn earworm (Helicoverpa zea) in Bt corn crops
  2. Désigner les présentations orales ou par affiche
     
  3. Information sur les espèces d’arthropodes, si applicable
     
  4. Information sur l’auteur pour tous les auteurs qui contribuent
    • Nom
    • Adresse courriel
    • Affiliation
    • Ville, état (É.-U.) ou ville, pays (international)
  5. Résumé (fortement recommandé, mais pas obligatoire)
    • Les résumés doivent être en anglais.
    • Les résumés doivent avoir un maximum de 250 mots.
    • Ne pas inclure le titre, les auteurs ou les adresses dans le texte du résumé.
    • Utiliser les noms scientifiques pour les espèces et les groupes taxonomiques.

Pour ajouter une nouvelle présentation, sélectionner « Ajouter » sous Présentations dans le panneau de contrôle de gauche. Pour enlever une présentation, cliquer sur le titre de la présentation et sélectionner « Retirer » sur le panneau de contrôle de gauche de la présentation sous Options.

Veuillez noter que vous pouvez mettre à jour/modifier les informations des présentations à tout moment entre maintenant et la date limite spécifiée. Cliquez simplement sur le titre de la présentation et utilisez les liens sous « 4 étapes pour soumettre une présentation » afin de naviguer dans la soumission.


Organiser les présentations

Toutes les présentations devraient être organisées dans l’ordre où elles se tiendront. Pour réorganiser l’ordre des présentations, entrez simplement l’ordre correct dans les champs « Ordre au sein du groupe » et sélectionnez « Mettre à jour ».

Si votre symposium contient des présentations par affiche, assurez-vous de grouper toutes les affiches ensemble dans l’horaire du symposium. Veuillez sélectionner la case « Pas de durée » pour les présentations par affiche, puis sélectionnez « Mettre à jour ».

Pour ajouter une remarque d’introduction ou de conclusion, des pauses, des sessions d’affiche, des discussions, etc., utilisez le lien « Évènements autres que les présentations » dans le panneau de contrôle de gauche. Une fois que vos évènements auront été ajoutés, entrez la durée appropriée pour chacun de ces évènements.

Rappelez-vous que les présentations ne peuvent durer que 15 minutes, avec une ou deux présentations principales de 30 minutes par symposium.


Demander des Fonds d’amélioration du programme (PEF)

Toutes les demandes de PEF doivent être faites dans le système Confex. Il y a d’importantes restrictions sur leur utilisation, alors nous vous recommandons fortement de lire les Lignes directrices des PEF avant d’appliquer pour ces fonds. Veuillez noter qu’afin de demander du financement, vous devez téléverser la présentation des conférenciers dans votre symposium.

Nous anticipons que les demandes pour le PEF seront plus grandes que le montant disponible et apprécions votre patience pour que les décisions finales soient rendues. Merci de ne pas faire de promesses à vos conférenciers concernant le montant de PEF que la ESA pourra fournir en soutien. Vous serez avisé de votre financement par le PEF d’ici août 2018. Tel que mis de l’avant ci-dessus, considérant notre budget limité, nous ne pourrons pas supporter toute les demandes.

Pour demander du PEF pour vos conférenciers, veuillez compléter les étapes suivantes :

  1. Connectez-vous à votre symposium
     
  2. Dans le panneau de contrôle de gauche, sélectionnez « Demande de PEF » dans Option.
     
  3. L’écran suivant vous montrera une liste complète de chacun de vos présentateurs et un survol de toutes les demandes PEF présentement dans le système. Sélectionnez le nom du conférencier pour lequel vous désirez demander des fonds.
     
  4. Sélectionnez si vous demandez une dispense des frais d’inscription.
     
  5. Entrez le montant de financement demandé pour le voyage dans le champ Allocation.
     
  6. Cliquez sur « Soumettre »

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